Le e-procurement, kézako ?

Quelle définition peut-on donner à l’e-procurement ?

Les spécialistes définissent l’e-procurement comme « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ». Étymologiquement, le terme « e-procurement » est issu d’un anglicisme. Le préfixe « e » vient du mot « electronic ». Il est associé au mot « procurement », dont la traduction française est « approvisionnement ». L’e-procurement concerne donc les solutions d’e-achat, d’approvisionnement en ligne ou encore d’approvisionnement électronique.

Sachez que l’e-procurement s’applique exclusivement aux transactions B2B. Cela signifie que cette solution s’adapte uniquement aux achats entre entreprises partenaires. Le secteur B2C (Business to Customer) qui concerne les achats personnels est exclu du champ de l’e-procurement. Ce procédé repose essentiellement sur la digitalisation et les plateformes de vente et d’achat en ligne. Ce sont ces éléments qui assurent la dématérialisation de l’acte d’achat à travers tout ou partie du processus Procure-to-Pay.

Fonctionnement l’e-procurement ?

Les étapes qui composent l’e-procurement sont au nombre de trois. Elles sont toutes inhérentes au processus Procure-to-Pay. Il s’agit du choix des produits, de la génération de la commande, de la facturation et du règlement.

Pour effectuer ses achats en ligne, votre acheteur doit se rendre sur une plateforme e-commerce. L’offre de produits disponibles sur ce type de marketplace se présente sous la forme d’un Punch-out, d’un catalogue hébergé en ligne ou d’un site marchand B2B. Après avoir rentré ses identifiants de connexion, l’acheteur accède au catalogue de produits disponibles sur le site. Il peut dès lors effectuer ses achats aux conditions négociées avec le fournisseur (tarifs préférentiels, réductions, remises, etc.)

Le choix des produits et la génération de la demande d’achat se font en un seul clic. L’intégration de ladite demande dans le système est automatique. Celle-ci va ensuite suivre le circuit de validation avant l’envoi de la commande. La transformation de la demande d’achat en commande n’intervient qu’après son approbation et sa validation par le responsable des achats. Son envoi au fournisseur est immédiat. Cela peut se faire par le biais d’un document électronique ou via une place de marché. Dès réception de la commande, le fournisseur enclenche la procédure de livraison.

En matière d’e-procurement, la facturation fait également partie des procédures dématérialisées. Deux possibilités existent en la matière. D’une part, vous pouvez recevoir de votre fournisseur, une facture certifiée en fichier PDF transmise par un tiers de confiance. D’autre part, ce dernier peut directement vous envoyer un document électronique. Le rapprochement de la facture à la commande en cours déclenche automatiquement le paiement.

Les principaux bénéfices de l’e-procurement ?

La centralisation des achats et l’automatisation des interactions entre les acteurs sont les principaux bénéfices de l’e-procurement. Qu’il s’agisse d’utilisateurs finaux, de fournisseurs ou du service des achats, la finalité de la digitalisation est d’optimiser le processus, la gestion et la stratégie achat dans votre entreprise. Parmi les atouts majeurs de ce procédé, on peut citer la réalisation des économies, la suppression des processus à faible valeur ajoutée, le raccourcissement des délais et la maîtrise des dépenses.

En procédure standard, le coût d’une transaction commerciale est estimé à 95 €. À contrario, lorsque la transaction est 100% digitalisée, ce coût peut descendre jusqu’à 19 €. La raison de cette baisse drastique est la diminution des coûts liés à la main-d’œuvre, en raison de l’automatisation du processus. Rapportez ce coût unitaire au nombre de commandes effectuées par votre entreprise chaque mois et vous verrez que le gain financier est énorme.

L’élimination de tâches administratives et manuelles, telles le reporting, offre plus de d’efficacité et de rapidité à vos équipes achats. Par ailleurs, l’automatisation permet de réduire, d’environ 50%, la marge d’erreurs par rapport aux procédures manuelles. Parmi les processus automatisables dans une entreprise, il y a la demande de validation, l’envoi du bon de commande, le rapprochement de la commande, la facturation et le règlement. Dès lors, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches, non seulement plus importantes, mais dont la valeur ajoutée est plus élevée.

Simplification et transparence entourent le processus e-procurement de bout en bout, que ce soit pour la passation de la commande ou pour sa validation. Finis les relances, les temps morts, le classement des documents administratifs ainsi que leur gestion. Cette disparition des tâches offre un énorme gain de temps au service responsable des achats. De plus, la possibilité pour la commande de se transformer en bordereau de préparation chez le fournisseur existe. Ce qui, à terme, permet d’accélérer la procédure de livraison.

Par ailleurs, l’approvisionnement électronique permet à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité sur ses dépenses et plus de traçabilité. Grâce aux fonctionnalités de reporting, on sait avec certitude qui est le donneur d’ordre sur telle commande et comment l’achat a été finalisé. Cette transparence et cette précision assurent un meilleur contrôle des dépenses, une bonne gestion des coûts et du budget, sans oublier l’ajustage de la stratégie commerciale via la détection des axes d’amélioration.